Jak przygotować dokumentację RODO w firmie?

Wielu przedsiębiorców postrzega RODO w firmie jako uciążliwy obowiązek administracyjny. Trudno się temu dziwić, gdyż zakres regulacji jest szeroki, a przepisy mocno rozbudowane. Można odnieść wrażenie, że unijny ustawodawca postawił poprzeczkę bardzo wysoko - z jej przeskoczeniem miałby problem sam Armand Duplantis (przyp. red. Armand Duplantis to wielokrotny mistrz świata, mistrz olimpijski oraz rekordzista świata w skoku o tyczce). Wychodząc naprzeciw Waszym potrzebom i oczekiwaniom, oferujemy wdrożenie RODO, zbliżone do poziomu reprezentanta Szwecji.

Dlaczego wdrożenie RODO jest takie istotne? Starannie przygotowana dokumentacja to nie tylko tarcza chroniąca przed karą finansową. To przede wszystkim realne zabezpieczenie reputacji firmy, ograniczenie ryzyka sporów oraz fundament zaufania klientów i partnerów biznesowych.

Dodatkowo, gdy dochodzi do wycieku danych, sprawa bardzo szybko staje się publiczna. Informacja rozchodzi się błyskawicznie, wśród klientów, kontrahentów i w mediach. W takich sytuacjach przedsiębiorca nie mierzy się już wyłącznie z ryzykiem administracyjnej kary, ale z poważnym kryzysem wizerunkowym, którego skutki mogą być długofalowe i kosztowne.

W dalszej części pokazujemy, jak przygotować dokumentację RODO w sposób przemyślany, uporządkowany i dopasowany do specyfiki działalności, tak, aby RODO w firmie było elementem świadomego zarządzania ryzykiem, a nie wyłącznie formalnością do odhaczenia.

RODO w firmie – od czego zacząć przygotowanie dokumentacji?

Pierwszym krokiem zawsze powinien być audyt. Bez rzetelnej analizy procesów nie da się stworzyć dobrej dokumentacji.

Na tym etapie należy ustalić:

• jakie dane osobowe są przetwarzane,
• w jakich celach i na jakiej podstawie prawnej,
• kto ma do nich dostęp,
• kto jest administratorem tych danych osobowych,
• czy dane są przekazywane podmiotom zewnętrznym,
• jakie środki bezpieczeństwa już funkcjonują.

Naszym zdaniem wdrożenie RODO w firmie wymaga zrozumienia przepływu danych, od momentu ich pozyskania aż do usunięcia. Dopiero na tej podstawie tworzy się dokumenty, które odpowiadają rzeczywistości, a nie są jedynie gotowym szablonem, zaciągniętym z Internetu. W tym celu, w kancelarii przygotowaliśmy specjalną ankietę wdrożeniową, która pozwala na zweryfikowanie powyższych czynników.

Jakie dokumenty powinna obejmować dokumentacja RODO w firmie?

Zakres dokumentacji zależy od skali działalności, branży oraz rodzaju przetwarzanych danych. Istnieje jednak katalog dokumentów, które pojawiają się w większości organizacji.

Dokumenty podstawowe

Dobrze opracowana dokumentacja pokazuje, że przedsiębiorca działa świadomie i potrafi wykazać zgodność z przepisami, realizując tym samym zasadę rozliczalności. To szczególnie istotne w przypadku kontroli organu nadzorczego.

Procedury i rozwiązania organizacyjne

Same sporządzenie dokumentacji to nie wszystko. RODO w firmie musi funkcjonować w praktyce. Dlatego konieczne jest:

• wdrożenie zasad ograniczonego dostępu do danych,
• zabezpieczenie systemów informatycznych,
• prowadzenie rejestru naruszeń,
• przeszkolenie pracowników,
• uregulowanie zasad korzystania z monitoringu i narzędzi online.

Nasze doświadczenie opiera się m.in. o wdrożenie RODO w szpitalu psychiatrycznym: medison.com.pl/rodo, w jednostkach samorządu terytorialnego: bip.sianow.pl/bipkod/021, a także w prywatnych przedsiębiorstwach. Bazując na tych doświadczeniach wiemy, że tak samo jak istotne jest sporządzenie odpowiedniej dokumentacji, istotne jest również wdrożenie odpowiednich procedur.

RODO w firmie a relacje z kontrahentami i pracownikami

Wielu przedsiębiorcom może umknąć, że dokumentacja obejmuje także relacje B2B oraz HR. Celem poprawnego wdrożenia RODO w firmie należy dokonać:

• analizy umów z biurem rachunkowym, dostawcą IT czy firmą marketingową,
• zawarcia umów powierzenia przetwarzania danych,
• przygotowania dokumentacji kadrowej,
• uregulowania zasad przetwarzania danych kandydatów do pracy.

RODO w firmie nie kończy się na polityce prywatności na stronie internetowej. To system obejmujący wszystkie procesy operacyjne. Im więcej procesów przetwarzania danych osobowych, tym bardziej szczegółowa powinna być dokumentacja RODO.

Czy dokumentację RODO trzeba aktualizować?

Zdecydowanie tak. Wdrożenie nie jest jednorazowym działaniem. Dokumentację należy aktualizować m.in. gdy firma:

• wprowadza nowe usługi,
• zaczyna przetwarzać nowe dane osobowe,
• zatrudnia nowe osoby,
• zmienia system informatyczny,
• rozpoczyna współpracę z nowym podmiotem przetwarzającym,
• dochodzi do naruszenia ochrony danych.

Regularny przegląd dokumentów pozwala ograniczyć ryzyko finansowe i wizerunkowe.

Dlaczego warto wdrożyć RODO w firmie?

Dobrze wdrożone RODO w firmie:

Skontaktuj się z kancelarią

W praktyce często wspieramy klientów nie tylko w przygotowaniu dokumentacji, ale także w pełnieniu funkcji inspektora ochrony danych osobowych oraz analizie ryzyk biznesowych związanych z przetwarzaniem danych, przeprowadzając odpowiednie audyty prawne.

Jeżeli chcesz być jak Armand Duplantis, tj. zamierzasz przeskoczyć przez RODO, skontaktuj się z nami, aby uzyskać fachową pomoc i wsparcie w procesie wdrażania tych przepisów.

Zapraszam do lektury mojego innego bloga: Czy wdrożenie RODO jest obowiązkowe?

Pozdrawiam
Wiktor Dębowski